Kokemuksia 1.7.2014 voimaan tulleesta ilmoittamisvelvollisuudesta verottajalle

Osa isännöitsijätoimistoista on hyvin perehtynyt ilmoitusvelvollisuuksiin ja osaa opastaa myös urakoitsijoita toimimaan oikein. Monelle urakoitsijalle onkin heidän kauttaan selvinnyt, että työmaa-avain ei tarkoitakaan avaimia työkohteeseen vaan se on ilmoitusvelvollisuuden yksilöivä tunnus verottajalle. Sopimuksia tehtäessä on saatu asianmukaiset kirjaukset sopimuksiin velvoitteiden hoitamisesta ja vastuista sekä tarkoitukseen räätälöidyt lomakkeet joista toinen koskee tilaajaa ja toinen urakoitsijaa.

Itse hoidan myös ilmoitusvelvollisuuden kahden As Oy:n valtuuttamana. Melko pian selvisi sekin fakta, että oikeudet tietojen syöttämiseen annetaan verottajan toimesta vain henkilölle, jolla on taloyhtiön puolesta nimenkirjoitusoikeus. Tämän verottaja ilmoitti kirjeitse ensimmäisen syöttörupeaman jälkeen – uusiksi meni. Syyskuun alussa piti ilmoittaa heinäkuun tiedot. Verottajan sivuilla oli niin paljon trafiikkia, että järjestelmä meni tukkoon. Verottajan kaikille antaman viikon lisäajan puitteissa tietojen syöttö onnistuikin, varmaan lähes kaikilta muiltakin.

Nyt tietojen syöttö sujuu jo rutiinilla kunkin kuukauden alussa, esim. marraskuun alussa ilmoitetaan syyskuun tiedot. Urakoitsijakohtaisesti ilmoitetaan mm. urakkasumma, paljonko on maksettu kuukauden aikana ja kenelle on maksettu. Pienenä haasteena on tulkita As Oy:n kirjanpitotietoja, koska näitä ei ole alun perin luotu tähän tarkoitukseen. Varmuuden vuoksi syötetyt tiedot myös arkistoidaan kohde- ja urakkakohtaisesti.

Työmailla on aina muistettava kirjautua esim. Valtti-kortilla sisään ja sitten pois lähtiessä ulos. Joillakin vastaavilla työnjohtajilla on varmuuden vuoksi vielä henkilöiden seurantakirjaus työmaapäiväkirjaan, eli ketä työmaalla on käynyt päivän aikana. Eräältä isännöitsijältä saaman tiedon mukaan tiedot on kirjattava esim. hallituksen jäsenestä, joka käy muutaman kerran työmaan aikana kohteessa.

Yllättävää oli, että eräs urakoitsija joka toimii maanlaajuisesti ja on johtava toimija alallaan, ei muutama päivä sitten tiennyt, että myös heidän tulee tehdä verottajalle ilmoitus, mm. työntekijöistä. Näin on joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta toimittava aina, kun urakkasumma ylittää 15.000 euroa. Nyt he tietävät ja ovat aktiivisesti ryhtyneet hoitamaan ilmoituksia. Heille tuli myös yllätyksenä, että kaikki verottajalle lähetettävät tiedot eivät aina heti aktivoidu, vaan tulee viesti että ”on viranomaisen käsiteltävänä”.

Perinteistä urakkasumman osan pidättämistä takuuajan vakuudeksi ei kannata enää tehdä. Silloin urakka jää ”auki”, ja verottajalle täytyy tehdä ilmoitukset kuukausittain.

Lainsäätäjä tiedosti lakia säätäessään yritysten hallinnollisen taakan lisääntymisen. Harmaan talouden torjuminen ja kilpailun tervehdyttäminen on kuitenkin koettu hallinnollista taakkaa tärkeämmäksi. Tästä on hyvä jatkaa.

Ins. Ismo Sädekari